Công việc của một điều phối viên điều hành là gì?

Một điều phối viên điều hành là người gác cổng cho một hoặc nhiều nhà quản lý cấp cao. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều phối viên điều hành phù hợp có thể làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều; nếu bạn đang tìm kiếm một vị trí điều phối viên điều hành, hãy sẵn sàng làm việc chăm chỉ và lâu dài trong nỗ lực của bạn để làm cho cuộc sống của sếp dễ dàng hơn. Hiểu phạm vi của vị trí có thể giúp kết thúc việc tạo mối quan hệ bổ ích và đóng góp vào thành công của doanh nghiệp nhỏ nói chung.

Điều phối viên điều hành

Trong một doanh nghiệp nhỏ, nhân viên thường chia sẻ vai trò và một người có thể đội nhiều mũ. Một điều phối viên điều hành có thể phục vụ như một trợ lý hành chính hoặc điều hành ở một mức độ nào đó, nhưng vị trí này liên quan đến trách nhiệm cấp cao hơn. Theo định nghĩa, điều phối viên điều hành làm việc trực tiếp với một hoặc nhiều giám đốc điều hành, hoặc quản lý cấp cao của công ty. Công việc của cô là đóng vai trò trung gian giữa giám đốc điều hành và khách hàng và các nhân viên khác. Trên thực tế, cô ấy có thể quản lý các nhân viên khác và văn phòng, nói chung.

Trách nhiệm

Trong khi một trợ lý hành chính có thể gõ một lá thư cho và từ người giám sát của cô, một điều phối viên điều hành thường tự viết thư và sử dụng thông tin liên lạc của chính mình. Trong khi cô đóng vai trò là cánh tay phải cho đối tác cao cấp của mình trong các nhiệm vụ hàng ngày - từ xử lý sự cố máy tính đến hậu cần, điều phối viên điều hành lý tưởng cũng đóng vai trò quản lý trong các tổ chức doanh nghiệp nhỏ. Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, "Thư ký và trợ lý hành chính đang ngày càng đảm nhận trách nhiệm một khi dành cho nhân viên quản lý và chuyên nghiệp." Vị trí này đã phát triển thành Điều phối viên điều hành trong những trường hợp này, cho dù chức danh của cô ấy có nói ra hay không. Cô ấy có thể viết mô tả công việc, phỏng vấn nhân viên, viết và chỉnh sửa các tài liệu kinh doanh, tạo điều kiện cho các cuộc họp và lập kế hoạch và thực hiện các dự án, theo Marina Martin tại The Type-A Way.

Kỹ năng và thuộc tính

Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa cho một điều phối viên điều hành, người phải viết và giao tiếp bằng lời với khách hàng, khách hàng và nhân viên khác. Bảo mật thậm chí còn quan trọng hơn. Một điều phối viên điều hành thường hỗ trợ các vấn đề tài chính và nhân lực. Người quản lý cấp cao mà anh ta báo cáo phải có thể tin tưởng anh ta. Sự tin tưởng này cần được chứng minh trong kinh nghiệm làm việc trước đó và sau đó kiếm thêm khi công việc của anh ấy tiến triển. Tùy thuộc vào doanh nghiệp nhỏ, yêu cầu giáo dục điển hình cho điều phối viên điều hành là bằng Cử nhân, với trung bình từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm làm việc trực tiếp cho người quản lý cấp cao. Hiểu biết về nghiên cứu máy tính và Internet là phải.

Mối quan hệ và Outlook

Một người gác cổng chỉ tốt như mối quan hệ của cô với trách nhiệm của mình. Văn hóa nơi làm việc thường là một yếu tố trong việc thuê điều phối viên điều hành phù hợp - một người hiểu và chia sẻ cùng các giá trị và mục tiêu, bên cạnh kinh nghiệm và kỹ năng của cô ấy. Người quản lý cấp cao lý tưởng sẽ nuôi dưỡng mối quan hệ này và khuyến khích sự trung thực và giao tiếp. Loại trợ lý cấp cao này thường có nhu cầu và Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ hy vọng nó sẽ tăng thêm 11 tuổi từ nay đến 2018.