Giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp bằng văn bản cho phép doanh nghiệp truyền đạt sự phát triển, kỳ vọng và tính hợp pháp cho nhân viên và liên hệ ở thế giới bên ngoài. Trong khi các bản sao cứng truyền thống của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh vẫn còn phổ biến, email và giao tiếp trực tuyến đã trở nên ngày càng phổ biến. Với tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản, bạn nên hiểu những điều cơ bản để áp dụng các thực tiễn tốt nhất cho doanh nghiệp của riêng bạn.

Các loại

Hai phân loại chính của giao tiếp bằng văn bản là trong kinh doanh, theo My own Business, một tổ chức phi lợi nhuận làm việc với các doanh nhân. Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản nội bộ liên quan đến người sử dụng lao động và nhân viên ở tất cả các cấp của công ty. Giao tiếp bằng văn bản bên ngoài liên quan đến khách hàng, nhà thầu độc lập, đồng nghiệp trong ngành và các cá nhân khác không làm việc trực tiếp cho công ty. Ba loại chính của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh bao gồm thư kinh doanh, ghi nhớ và báo cáo. Các ví dụ hiện đại có thể mở rộng đến tin nhắn văn bản, bài đăng trên mạng xã hội và thuyết trình kinh doanh đa phương tiện.

Công dụng

Thư kinh doanh có thể giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp bằng cách giao tiếp với thế giới bên ngoài. Ghi nhớ chủ yếu được sử dụng bởi chủ lao động và nhân viên để truyền đạt thông tin về các dự án hiện tại, thay đổi trong thủ tục kinh doanh hoặc các chủ đề nội bộ khác. Thư kinh doanh và bản ghi nhớ có thể được sử dụng để xác nhận bằng văn bản những gì đã được thỏa thuận bằng lời nói. Báo cáo giúp truyền đạt thông tin mới, phân tích dữ liệu hoặc nghiên cứu hoặc đề xuất cho các quyết định trong tương lai.

Email liên lạc

Email đã trở thành một hình thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến trong kinh doanh vì khả năng chuyển phát nhanh, dễ sử dụng và khả năng tiếp cận đối tượng lớn. Việc lưu trữ email doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng vì email đã trở thành một nơi không thể chấp nhận được tại tòa án như các tài liệu giấy chính thức. Khi giao tiếp email tiếp tục phát triển như một hình thức giao tiếp kinh doanh bằng văn bản, các công ty đang ngày càng tìm đến các nguồn bên ngoài để được hỗ trợ trong quản lý email.

Lời khuyên

Tạo một phác thảo trước khi tạo ra giao tiếp bằng văn bản cho sự ngắn gọn, rõ ràng và cô đọng. Cung cấp các tài nguyên bổ sung để tiếp tục liên lạc, chẳng hạn như số điện thoại, số fax hoặc địa chỉ email. Sử dụng các gạch đầu dòng và danh sách đánh số để đơn giản. Giao tiếp bằng văn bản nên kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động. Theo dõi liên lạc bằng văn bản với một cuộc gọi điện thoại khi có thể.

Phép lịch sự

Quan sát nghi thức phù hợp khi gửi hoặc trả lời thư tín kinh doanh. Thư doanh nghiệp nên bao gồm tiêu đề thư, ngày tháng, địa chỉ người đọc, lời chào, tiêu đề thư, nội dung chính, nhận xét kết thúc, và chữ ký và tên của người gửi.

Khi trả lời email, đừng xóa tin nhắn gốc của người gửi trong hộp văn bản phản hồi của bạn. Để lại thông tin này tại chỗ cho phép người nhận của bạn nhanh chóng đặt phản hồi của bạn trong ngữ cảnh. Dòng chủ đề email kinh doanh nên rõ ràng và có ý nghĩa. Nếu không chắc chắn về tên của người nhận, hãy ghi chú là Ghi Dear Sir hoặc Madam.