Những loại quyền hạn nào Trợ lý hành chính kiểm soát trong một tổ chức?

Mặc dù trợ lý hành chính có một mô tả công việc, nhưng mô tả đó không bắt đầu mô tả cách các trợ lý văn phòng thực hiện quyền lực. Một trợ lý hành chính hiểu biết với các kỹ năng cá nhân mạnh mẽ có thể làm cho văn phòng của bạn trở thành một thế lực. Giao dịch kinh doanh của bạn phải có một giai điệu và hương vị không chỉ gây ấn tượng với khách hàng, đồng nghiệp và nhân viên, mà còn giúp bạn trở nên hiệu quả trong việc điều hành công ty của bạn. Khi bạn hiểu sức mạnh tiềm tàng của một trợ lý hành chính, bạn sẽ biết cơ quan nào được ủy quyền.

Quyền hạn chính thức

Các trợ lý hành chính đảm nhận các nhiệm vụ làm cho ngày của bạn hiệu quả hơn. Viết email thường xuyên, mở thư, viết cuộc hẹn trên lịch, soạn thư và sắp xếp giấy tờ để lưu trữ đều thuộc phạm vi điều chỉnh của trợ lý hành chính. Sức mạnh đằng sau những nhiệm vụ này nằm ở việc trao quyền cho sếp sử dụng thời gian của mình để ra quyết định, nuôi dưỡng các mối quan hệ chuyên nghiệp, giám sát các dự án và giám sát nhân viên.

Quyền hạn không chính thức

Khả năng phục hồi của trợ lý của bạn trong những thời điểm căng thẳng trong bất kỳ tình huống văn phòng nào là chìa khóa cho sự thành công của công ty bạn. Một số khả năng phục hồi đó bao gồm một triển vọng tích cực về cách xử lý căng thẳng trong công việc, cũng như khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ. Giữ bí mật thông tin công ty có thể là một khía cạnh vô giá khác đối với vai trò trợ lý hành chính của bạn. Cũng rất quan trọng là khả năng của anh ấy để làm việc tốt với những người trong tổ chức của bạn, những người có trách nhiệm khác nhau. Trợ lý của bạn trở thành mối liên kết trực tiếp giữa bạn và những người làm việc cho bạn, cũng như khách hàng của bạn. Bạn có thể không nhận thức được cho đến khi bạn thuê trợ lý của mình rằng anh ta sở hữu những quyền lực quan trọng nhưng không chính thức như vậy, nhưng chúng rất quan trọng đối với sự tiến bộ và thành công của doanh nghiệp của bạn.

Sức mạnh trực quan

Các trợ lý hành chính tốt nhất có quyền hạn gần như bẩm sinh. Trợ lý của bạn có thể trở thành người gác cổng của bạn cho nhiều người và xử lý các vấn đề và quyết định mà bạn không có thời gian để giải quyết. Loại năng lượng này có thể trở nên rất tiện dụng khi bạn bị ngập trong các cuộc họp và có lịch trình du lịch dày đặc hoặc nhiều email và thư thoại để trả lời. Khi bạn đã phát triển mối quan hệ đáng tin cậy với trợ lý hành chính của mình, cô ấy có thể chú ý đến phong cách quản lý của bạn đến mức cô ấy có thể trả lời các yêu cầu được đưa ra từ mọi người, thông qua email và tin nhắn điện thoại, không phụ thuộc vào hành động ngay lập tức của bạn .

Sức mạnh thông qua sân khấu và kịch

Hầu hết các tổ chức kinh doanh có thể chứng thực làm thế nào ngoài tầm kiểm soát và điên rồ một nơi làm việc có thể có được đôi khi. Điều này có thể là do thời hạn gần như không thể, khối lượng công việc nặng, tính cách thử thách và tinh thần tinh tế trong chính tổ chức. Một trợ lý hành chính sử dụng năng lực "sân khấu" của mình để làm dịu các dây thần kinh trong tổ chức của bạn có thể tạo ra sự khác biệt mạnh mẽ trong việc vượt qua những thời điểm khó khăn như vậy cho cả bạn và toàn bộ tổ chức của bạn. Điều này có thể bao gồm chịu trách nhiệm về sự hỗn loạn bằng cách thể hiện lập trường thể chất mạnh mẽ và sử dụng giọng nói có thẩm quyền, chấm dứt tranh chấp bằng cách thông báo rằng những người tham gia cuộc họp không có chủ đề và không theo trật tự, và diễu hành qua nơi làm việc với một bước có thẩm quyền nói rằng hành chính Trợ lý có tai của sếp. Những sân khấu này mang một mức độ quyền lực có thể giúp bạn duy trì sự tôn trọng của đồng nghiệp và cấp dưới.