Nhược điểm của mạng xã hội tại nơi làm việc

Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần đánh giá các tác động tiêu cực tiềm ẩn của phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc, trước khi đặt nhân viên trước một máy tính có truy cập internet không giới hạn. Tác động tiêu cực của phương tiện truyền thông xã hội đến năng suất có thể dẫn đến mất doanh thu, trong khi việc sử dụng rộng rãi các mạng xã hội cho truyền thông nội bộ làm cho việc mất dữ liệu nhạy cảm của công ty trở thành một khả năng khác biệt. Trước khi thuê một công nhân phải sử dụng internet cho công việc, hãy soạn thảo một chính sách truyền thông xã hội giải quyết các mối quan tâm chính của bạn và sau đó thêm vào nó, khi cần thiết.

Chính sách truyền thông xã hội

Chính sách truyền thông xã hội của một công ty mở rộng ra ngoài việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong văn phòng và nó nên chứa các hướng dẫn về cách nhân viên nên tự ép mình trực tuyến. Trong một số ngành, chẳng hạn như báo chí hoặc chính trị, các chính sách hạn chế hơn và yêu cầu người lao động hạn chế các tuyên bố dựa trên quan điểm hoặc thảo luận về các thương hiệu và số liệu cộng đồng. Những người khác đặt ra những hạn chế trong thảo luận về doanh nghiệp và vị trí của một nhân viên. Đánh giá lĩnh vực của bạn và bất kỳ mối quan tâm nào, chẳng hạn như quyền riêng tư của khách hàng hoặc hành vi của nhân viên, khi soạn thảo chính sách của bạn và bao gồm các hướng dẫn cho nhân viên sử dụng khi chia sẻ thông tin liên quan đến doanh nghiệp của bạn trực tuyến. Sau khi bạn soạn thảo một chính sách đầy đủ, hãy yêu cầu luật sư xem xét để đảm bảo rằng tài liệu đó không vi phạm bất kỳ quyền của nhân viên và có thể được thi hành đầy đủ khi các vấn đề với phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc bật lên.

Truyền thông xã hội - Ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất

Nhân viên liên tục làm mới Facebook, gửi tweet trên Twitter cứ sau vài giờ và xem các câu chuyện trên Instagram nhiều lần trong ngày không phát huy hết tiềm năng của họ; đây là một trong những nhược điểm chính của phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc. Trong khi nhiều người biện minh cho việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội như một sự phá vỡ tinh thần, các mạng có thể kéo người dùng vào và giữ họ lâu hơn thời gian nghỉ 15 phút tiêu chuẩn hai lần một ngày. Một nghiên cứu của Harvard Business Review cũng cho thấy rằng những người lao động sử dụng phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc có nhiều khả năng nuôi dưỡng các kết nối mà họ sẽ cần để chuyển sang công việc tiếp theo, ngay cả khi họ đang ở trang web của bạn, làm việc trên đồng hồ.

Để hạn chế sử dụng phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc, hãy chặn truy cập vào các trang web không cần thiết từ máy tính của bạn. Mặc dù công nhân sẽ duy trì quyền truy cập vào hồ sơ của họ bằng các thiết bị cá nhân của riêng họ như điện thoại thông minh, nhưng việc nhân viên sử dụng quá nhiều thiết bị của họ sẽ rõ ràng hơn. Đối với những người lao động yêu cầu truy cập vào phương tiện truyền thông xã hội cho công việc của họ, hãy thảo luận trong quá trình định hướng các thông số sử dụng các trang truyền thông xã hội này và thiết lập mục tiêu rõ ràng cho thời gian của họ, như trả lời tin nhắn của khách hàng, lên lịch cho nội dung của công ty hoặc lập danh mục trò chuyện của người tiêu dùng.

Vấn đề cá nhân trở thành vấn đề công việc

Khi đồng nghiệp liên lạc với nhau bằng các mạng truyền thông xã hội trong giờ làm việc, có thể các vấn đề cá nhân có thể xuất hiện ở nơi làm việc. Ví dụ, Pam có thể đăng một meme chính trị mà Bill không thích. Nếu Bill bình luận tiêu cực, thì một cuộc thảo luận sôi nổi có thể xảy ra, sau đó trở thành một cuộc xung đột cá nhân mà ban quản lý phải giải quyết. Một bài đăng cá nhân cho bạn bè và gia đình về một vấn đề sức khỏe có thể được lưu hành khắp văn phòng, mặc dù lo ngại về quyền riêng tư của nhân viên.

Công cụ giao tiếp kinh doanh

Hạn chế sử dụng Facebook hoặc Twitter tại nơi làm việc không có nghĩa là ngăn nhân viên chia sẻ thông tin trực tuyến trong một môi trường chuyên nghiệp, an toàn. Ví dụ: Facebook cung cấp một trang web Workplace cho phép nhân viên giao tiếp độc lập với hồ sơ cá nhân của họ, giữ nhà và làm việc riêng biệt. Các giải pháp khác, chẳng hạn như Trello, Slack hoặc Skype cũng cho phép nhân viên quản lý dự án và chia sẻ thông tin - cho doanh nghiệp và giải trí - đồng thời giữ quản lý trong vòng lặp và sẵn sàng kiểm duyệt. Các giải pháp kinh doanh cũng giúp giữ thông tin độc quyền của bạn, chẳng hạn như các kế hoạch tiếp thị và thảo luận về các mục tiêu hàng năm và số liệu bán hàng, ở một vị trí an toàn.