Nhược điểm của tính năng sắp xếp trong Microsoft Excel

Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để thiết lập một ma trận thông tin hàng và cột đơn giản, liệt kê dữ liệu thu nhập, chi phí thành từng khoản và ghi lại các sự kiện. Các tác vụ này hầu như không làm trầy xước bề mặt các khả năng của Excel. Sức mạnh thực sự của nó nằm ở khả năng tiết lộ mối quan hệ giữa các giá trị trong một tập dữ liệu. Sắp xếp nội dung bảng tính của bạn làm cho những mẫu đó hiển thị. Đối với tất cả các lợi thế, bước sắp xếp có thể mang lại, nó đi kèm với các hạn chế làm cho các quy trình Excel khác có lợi hơn.

Dữ liệu khi di chuyển

Không giống như cơ sở dữ liệu duy trì tương đương với mỗi hàng trong bảng tính Microsoft Excel dưới dạng một bản ghi riêng, các bảng tính Excel giữ nhiều bản ghi lại với nhau. Khi bạn sắp xếp dữ liệu của mình, Excel sẽ sắp xếp lại thứ tự các mục nhập ô của bạn để phù hợp với tiêu chí tổ chức bạn chọn. Thao tác này thay đổi vị trí hàng trong đó các giá trị riêng lẻ xuất hiện. Trừ khi bạn hoàn tác bước sắp xếp, các giá trị của bạn sẽ thay đổi vị trí vĩnh viễn, điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả của các công thức tham chiếu các giá trị trong các ô cụ thể. Nếu bạn ẩn toàn bộ hàng hoặc cột trước khi sắp xếp, quy trình sẽ không ảnh hưởng đến chúng, điều này có thể làm sai lệch kết quả của bạn.

"Ồ, Excel, làm thế nào để tôi sắp xếp ngươi?"

Microsoft Excel giới hạn các tiêu chí sắp xếp cho tổ chức tăng dần và giảm dần theo thứ tự số hoặc chữ cái, theo ngày hoặc thời gian, theo màu của các ô, loại hoặc biểu tượng hoặc đối với danh sách tùy chỉnh các giá trị bạn chỉ định. Mặc dù các tùy chọn này cung cấp cơ sở linh hoạt để tổ chức dữ liệu của bạn, bạn không thể tạo công thức để kiểm soát cách quy trình sắp xếp xếp hạng các giá trị của bạn. Nếu kết hợp các phương pháp sắp xếp tích hợp của Excel không thể sắp xếp lại các giá trị của bạn theo cách bạn muốn, bạn có thể buộc phải xuất các giá trị của mình và thao tác chúng trong một chương trình khác hoặc sử dụng phương pháp Excel khác để đạt được kết quả của bạn.

Hậu quả do tai nạn

Khi bạn chọn ít hơn một bảng tính đầy đủ các giá trị trước khi bạn ban hành lệnh sắp xếp, chỉ các hàng và cột bạn thêm vào lựa chọn của bạn đủ điều kiện cho quy trình sắp xếp. Nếu bạn đã nhập thông tin của mình ở dạng bản ghi một hàng điển hình, với mỗi cột trong hàng liên quan đến phần còn lại của dữ liệu đó, một quy trình sắp xếp có chọn lọc có thể phá vỡ tập dữ liệu của bạn và che khuất ý nghĩa của thông tin của bạn. Lưu ý rằng việc sắp xếp không thể sắp xếp lại thứ tự các cột trong bảng tính hoặc ẩn các phần dữ liệu của bạn.

Các phương pháp khác

Thay vì sử dụng quy trình sắp xếp của Microsoft Excel để sắp xếp và hiển thị các mẫu trong dữ liệu trang tính của bạn, thay vào đó, hãy sử dụng các tùy chọn lọc của chương trình. Bộ lọc tự động đặt một điều khiển có thể nhấp ở đầu mỗi cột dữ liệu, cho phép bạn truy cập ngay vào các tiêu chí sắp xếp sử dụng các giá trị của một cột để kiểm soát thứ tự xuất hiện toàn bộ hàng. Khi bạn xóa Bộ lọc tự động, các giá trị của bạn sẽ trở về thứ tự bạn đã nhập chúng. Bộ lọc nâng cao của chương trình mở rộng các tùy chọn của bạn để bao gồm các mối quan hệ logic phức tạp giữa các giá trị mà bạn có thể xây dựng thành các lệnh đa tiêu chí. Nó có thể áp dụng cho toàn bộ bảng tính của bạn hoặc giới hạn ứng dụng của nó trong phạm vi dữ liệu bạn chỉ định. Cả hai lệnh có thể ẩn kết quả không phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của bạn và sàng lọc các mục trùng lặp.