Truyền thông và giải quyết xung đột hiệu quả

Thành công của một doanh nghiệp có thể chủ yếu phụ thuộc vào giao tiếp hiệu quả trong tổ chức. Quản lý truyền thông và thúc đẩy giải quyết xung đột lành mạnh nên là mục tiêu của quản lý. Một nghiên cứu do CPP Inc. thực hiện năm 2008 đã tiết lộ rằng nhân viên dành 2, 8 giờ mỗi tuần để xử lý xung đột. Được tổng hợp trên tất cả các công nhân ở Mỹ, kết quả này trong 385 triệu ngày làm việc. Các doanh nghiệp không thể để mất nhiều năng suất để xung đột.

Nhận biết Cần có Người hòa giải

Khi có xung đột tại nơi làm việc xoay quanh các vấn đề pháp lý hoặc đạo đức, đó có thể là lợi thế của công ty để mang lại một hòa giải viên chuyên nghiệp. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng xung đột được giải quyết đồng thời giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hành động pháp lý có thể xảy ra nếu tình huống không được xử lý đúng cách. Đối với những xung đột thông thường, hàng ngày trong công sở, người hỗ trợ trong nhà có thể được sử dụng. Với tất cả mọi người tuân theo một số quy tắc giải quyết xung đột, tình huống thường có thể được giải quyết.

Đặt quy tắc cơ bản

Trước khi quá trình giải quyết xung đột bắt đầu, một bộ quy tắc cơ bản nên được phân phối cho tất cả những người tham gia. Ví dụ về các quy tắc cơ bản có thể là: tránh khái quát hóa, luôn luôn theo dõi vấn đề hiện tại, luôn ngồi yên, dành thời gian nếu cần và lắng nghe khi người khác đang nói bị gián đoạn. Mỗi tổ chức có thể điều chỉnh các quy tắc cơ bản cho hoạt động kinh doanh cụ thể của mình, dựa trên loại xung đột và các tình huống phổ biến nhất làm gián đoạn quá trình giao tiếp hiệu quả.

Giữ bình tĩnh

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong giải quyết xung đột là khả năng giữ bình tĩnh và tránh lên tiếng khi làm việc thông qua một vấn đề. Sẽ rất hữu ích khi có một bên trung lập có thể giúp giữ cho hai bên xung đột theo dõi. Khi thảo luận về một vấn đề, nhân viên nên cố gắng giữ bình tĩnh và giữ giọng nói ở mức âm lượng bình thường. Tránh cử động tay quá mức như chỉ. Có cả hai bên ngồi cũng có thể giúp tránh leo thang.

Thay phiên nhau nói

Nhiều mâu thuẫn nảy sinh tại nơi làm việc khi ai đó cảm thấy mình không được người kia lắng nghe. Mỗi người liên quan đến cuộc xung đột nên được dành thời gian không bị gián đoạn để giải thích khía cạnh của mình về tình huống. Đặt hẹn giờ có thể có ích để giữ cho cuộc trò chuyện tiếp tục và để đảm bảo mỗi người được cung cấp cùng một khoảng thời gian để nói lên sự bất bình của mình.

Một người hướng dẫn có thể đảm bảo không có sự gián đoạn và duy trì lịch trình. Sau khi người đó đã nói, người nghe nên diễn giải những gì người nói nói và hỏi xem sự hiểu biết đó có chính xác không. Điều này cung cấp xác nhận cho người nói và đảm bảo rằng tất cả mọi người ở trên cùng một trang. Điều này nên được thực hiện sau khi mỗi người nói.

Tìm một giải pháp

Sau khi tất cả những bất bình đã được phát sóng, mỗi người nên nói rõ giải pháp lý tưởng của mình cho tình huống sẽ là gì. Một người hướng dẫn có thể ghi chú về các giải pháp này và tìm kiếm điểm chung. Mỗi người liên quan đến cuộc xung đột nên đồng ý với giải pháp hoặc giải pháp cho vấn đề. Những người tham gia không nên bị ép buộc vào thỏa thuận và nên bỏ đi khi cảm thấy vấn đề thực sự được giải quyết. Trong một kịch bản giải quyết xung đột hiệu quả, mỗi người tham gia đều cảm thấy mình đã thắng và được hưởng lợi từ việc trao đổi.