Phương thức giao tiếp hiệu quả trong một tổ chức

Là một nhóm, chủ doanh nghiệp nhỏ được biết đến như những người nói chuyện tuyệt vời. Thông thường, họ có rất nhiều điều để nói về - cụ thể là các sản phẩm hoặc dịch vụ đại diện cho niềm đam mê trong cuộc sống cũng như công việc kinh doanh của họ. Tuy nhiên, món quà dành cho gab này không nhất thiết phải chuyển thành giao tiếp hiệu quả. Theo cùng một cách mà thính giác khác với nghe và đọc không đảm bảo sự hiểu, chỉ nói chuyện không phải lúc nào cũng dẫn đến giao tiếp hữu ích. Và cho dù một chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý 10 nhân viên hay 100 nhân viên, anh ta có thể ngân hàng một cách chắc chắn: Anh ta sẽ được yêu cầu truyền đạt thông tin, rõ ràng và ngoại giao, mỗi ngày.

Hơn cả sự hài lòng của anh ấy phụ thuộc vào năng khiếu này; tương lai của doanh nghiệp của anh ấy cũng có thể phụ thuộc vào nó - ít nhất là nếu bạn tin rằng sự phát triển của một doanh nghiệp gắn liền với sự hài lòng và động lực của nhân viên.

Đây là lý do tại sao nó có ý nghĩa đối với ngay cả các chủ doanh nghiệp nhỏ dài dòng nhất để trau dồi kỹ năng bẩm sinh của họ và xem xét:

• Các nhu cầu truyền thông cơ bản của một doanh nghiệp nhỏ.
• Các phương pháp giao tiếp khác nhau.
• Làm thế nào thông tin nên được truyền đạt cho nhân viên. Chiến lược hiệu quả của truyền thông tổ chức. Chi phí bỏ qua giao tiếp tổ chức.

Nhu cầu giao tiếp của một tổ chức là gì?

Ngay trước ngày ra mắt, các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với nhiều vấn đề kiểm tra kỹ năng giao tiếp (và sự kiên nhẫn của họ). Họ phải thiết lập các tiện ích như điện thoại, dịch vụ điện và Internet. Họ phải đặt hàng vật tư văn phòng và đàm phán lịch trình giao hàng. Họ phải đảm bảo rằng kế hoạch tiếp thị của họ được thực hiện và hệ thống kế toán của họ được áp dụng. Và, tất nhiên, họ phải quảng cáo, phỏng vấn và thuê những người sẽ làm việc cùng với họ khi họ bắt tay vào liên doanh kinh doanh mới.

Tất cả các cuộc gặp gỡ này cung cấp thông lệ tốt cho các loại giao tiếp mà chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ chịu trách nhiệm sau ngày ra mắt. Các vấn đề sẽ bao gồm từ tầm thường (Người đã để soda trong tủ đá phát nổ qua đêm?, ) Cho đến mức cực kỳ quan trọng (Một đối thủ cạnh tranh mới vừa chuyển xuống, đây là cách chúng tôi sẽ phản hồi.)

Các mục tiêu của truyền thông nội bộ này thường sẽ thuộc một hoặc nhiều loại sau:

• Để thông báo, cho đến nay các hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất. Theo đó, các nhân viên có hiểu biết thường hoạt động tốt hơn trong công việc, miễn là thông tin họ đưa ra là chính xác, có ý nghĩa và hữu ích. * Để truyền đạt lời khuyên, thường ở dạng hướng dẫn và đào tạo.
• Để đưa ra đề xuất, ý tưởng và ý kiến, chất lượng có thể đóng dấu vị thế của chủ doanh nghiệp nhỏ với tư cách là người lãnh đạo ý kiến ​​có thẩm quyền. * Để thuyết phục, và lý tưởng theo cách nhẹ nhàng gợi ý hơn là ép buộc.

• Động viên -

  khi truyền thông cũng truyền cảm hứng, nó có thể làm nên điều kỳ diệu để tạo ra và củng cố lòng trung thành của nhân viên. Để cung cấp thông tin phản hồi, đặc biệt là về mục tiêu hiệu suất. Để kiểm soát một quá trình hoặc kết quả, điều này nghe có vẻ ghê gớm cho đến khi bạn nghĩ về các khả năng. Nhân viên trong bất kỳ doanh nghiệp phải tuân theo các chính sách, thủ tục hoặc giao thức nhất định. Bằng cách này, kiểm soát một quá trình hoặc kết quả có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động trơn tru và không bị gián đoạn.

Các phương pháp khác nhau của truyền thông là gì?

Ngay cả khi bạn hầu như không mở kế hoạch truyền thông tiếp thị hàng tháng của mình, bạn vẫn có thể bị tấn công bởi nhiều chiến thuật mà nhóm tiếp thị của bạn đã phát triển cho bạn. Đó là như nó phải vậy, đặc biệt là trong những ngày đầu kinh doanh.

Nếu bạn lo lắng về việc theo dõi tất cả, sẽ có một tin đặc biệt là thông tin liên lạc nội bộ về cơ bản có hai phương pháp khác nhau: bằng văn bản và bằng lời nói.

Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng đáng để xem xét các khả năng mà cả hai phương pháp đưa ra:

• Giao tiếp bằng văn bản bao gồm email, thư, ghi nhớ, đề xuất, thư, hướng dẫn đào tạo, chính sách và phương tiện truyền thông xã hội. * Giao tiếp bằng lời nói bao gồm giao tiếp mặt đối mặt, cả cá nhân và theo nhóm, và nhiều kênh, điện thoại và công cụ hội nghị từ xa.

Thậm chí hai phương thức giao tiếp có thể cung cấp cho bạn một cái gì đó để suy nghĩ. Nói cách khác, làm thế nào để bạn biết nên dựa vào phương pháp nào? Nó sẽ phụ thuộc vào tình huống, nhưng giao tiếp bằng văn bản có thể phù hợp hơn khi:

• Phản hồi ngay lập tức là không cần thiết.
• Thông điệp rất chi tiết hoặc phức tạp (có nghĩa là nó có thể được đọc nhiều lần để đảm bảo hiểu). Người nhận tạm thời xa tầm tay. Một hồ sơ vĩnh viễn của tin nhắn là mong muốn.

Giao tiếp bằng lời nói có thể là lựa chọn tốt hơn nếu:

• Một tin nhắn là khẩn cấp hoặc kịp thời. Tương tác hoặc phản hồi tức thì là cần thiết. Thông điệp rất đơn giản và dễ hiểu.
• Không có hồ sơ vĩnh viễn là mong muốn.

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ thêm phương thức thứ ba - và thường hiệu quả không kém: giao tiếp không lời. Đây là một điểm hợp lệ, đặc biệt bởi vì nhiều nghiên cứu về giao tiếp cho thấy mọi người đánh giá một thông điệp bằng lời nói nhiều về nội dung cũng như cách nó được truyền đạt qua các tín hiệu như giọng nói, ánh mắt, nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và lập trường.

Làm thế nào một tổ chức nên truyền đạt thông tin cho nhân viên?

Nếu bạn hỏi, bạn có thể nhận được nhiều phản hồi mang tính xây dựng về phong cách giao hàng của bạn. Nhưng không nhân viên nào có thể mắc lỗi các phương thức liên lạc của bạn nếu bạn tuân theo các nguyên lý nhất định:

• Hãy kịp thời. Làm hết sức mình để đảm bảo rằng nhân viên nghe tin tức và thông tin từ bạn, không phải bên thứ ba. Nếu thông tin được bảo mật, hãy nói như vậy. Mọi người được biết là đáng tin cậy với thông tin nhạy cảm; thật ra, họ thường được tâng bốc bởi sự mở rộng lòng tin. Họ có xu hướng buôn chuyện và lan truyền tin đồn khi không có thông tin. Hãy trung thực. Bạn có thể hoặc không thể đăng ký ý tưởng về tính minh bạch của Hồi giáo. Có thể đôi khi bạn không thể hoặc không nên truyền đạt thông tin nhất định cho nhân viên của mình. Nhưng thông tin bạn truyền đạt phải trung thực để bạn được xem là đáng tin cậy. Hãy thực tế. Uy tín của bạn cũng phụ thuộc vào chất lượng của thông tin bạn cung cấp. Vì vậy, nếu một nguồn bên thứ ba củng cố trường hợp của bạn, bằng mọi cách, hãy sử dụng nó làm hỗ trợ.
• Hãy có mục đích. Nhân viên của bạn không bao giờ nên để lại tự hỏi, ý nghĩa của vấn đề đó là gì? Thật ra, bạn nên có một mục đích được xác định rõ ràng trước khi bạn lên kế hoạch cho nội dung của một tin nhắn bằng văn bản hoặc bằng lời nói.
• Hãy rõ ràng. Dễ dàng hơn âm thanh, vì sự rõ ràng thường đi kèm với thực hành. Tăng cường học tập của bạn bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, chính xác và tránh các thuật ngữ phức tạp. Điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ qua các tin nhắn của Haiti; nhân viên của bạn có lẽ rất thông minh. Nhưng nếu bạn sợ rằng một ý tưởng hoặc khái niệm có thể tạo ra sự nhầm lẫn, hãy sao lưu nó bằng một minh họa hoặc ví dụ để thông điệp của bạn được hiểu.
• Hãy công bằng và tôn trọng. Trình bày tất cả các khía cạnh của một tình huống, và tránh ngôn ngữ thiên vị, xúc phạm và gây tổn thương. Có thể giúp nhớ rằng với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn đặt âm báo cho tổ chức của mình. Và nếu nhân viên của bạn nghe thấy bạn, ví dụ, công khai chê bai đối thủ cạnh tranh, họ có thể sẽ cảm thấy có quyền làm điều tương tự.
• Hãy tự tin. Nếu bạn không chắc chắn về thời gian, tính chất hoặc nội dung của tin nhắn, hãy làm theo bản năng tốt hơn của bạn và suy nghĩ kỹ hơn trước khi hành động. Mọi người thường nhanh chóng nhận ra sự do dự và không chắc chắn, và những nghi ngờ như vậy gần như chắc chắn sẽ làm suy yếu thông điệp của bạn.

Các loại hình truyền thông tổ chức hiệu quả là gì?

Bạn sẽ không phải là chủ doanh nghiệp nhỏ nếu bạn không muốn đặt sự thiếu sót của mình vào chủ đề truyền thông tổ chức. Bên cạnh đó, món quà nào dành cho gab đá có ích gì nếu bạn không sẵn sàng kết hợp mọi thứ và tạo ra sự giao tiếp của riêng mình "cocktail cocktail?

Đương nhiên, bạn sẽ muốn áp dụng các chiến lược bổ sung cho phong cách cá nhân và mức độ thoải mái của bạn. Giống như nhiều chủ doanh nghiệp, bạn có thể cảm thấy thoải mái nhất với các nỗ lực tiếp cận truyền thống, đặc biệt là các cuộc gặp mặt trực tiếp. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn tìm cách để giữ cho nhân viên của mình gắn bó, làm việc hiệu quả và có động lực, một số chiến lược đáp ứng truyền thống mới lạ này có thể phục vụ tốt cho bạn:

• Cuộc họp định kỳ, với một twist. Không có gì mới (hoặc, một số người sẽ nói, thú vị) về các cuộc họp, nhưng điều này phụ thuộc vào người điều hành chúng - và cách thức. Gọi họ là check-in, nếu bạn muốn, nhưng nhóm người thường xuyên gặp gỡ có thể giúp nhân viên có trách nhiệm và tập trung. Nếu bạn lo lắng về mức độ chú ý suy yếu, hãy tổ chức các cuộc họp của tổ chức, trong đó mọi người vẫn đứng. (Các phiên cũng có thể ngắn hơn.) Hoặc, ngồi xuống trong một vòng tròn. Hoặc lên lịch cho một trận đấu vòng tròn trực tiếp vào thứ Sáu hàng tuần, tách biệt thành một giờ xã hội để kết thúc tuần với một lưu ý lạc quan.
• Một cánh cửa mở và quay vòng. Chính sách mở cửa cũng không chính xác đưa thế giới kinh doanh nhỏ vào cơn bão. Nhưng hãy tưởng tượng sự ngạc nhiên của nhân viên khi bạn đảo ngược mô hình và bước qua cánh cửa của họ và kéo ghế lên để nói chuyện, không chính thức hoặc bằng cách khác. Nếu bạn muốn thực sự dẫn dắt bằng ví dụ và muốn nhân viên bước qua cánh cửa của bạn để nói chuyện với bạn, hãy nói rõ rằng bạn tin rằng cánh cửa mở nên xoay cả hai chiều.
• Mentor với ý nghĩa. Thật dễ dàng để bỏ qua các thủ tục trên máy bay, chấp nhận rằng nhân viên mới sẽ học hỏi khi họ đi. Dễ dàng học đường của họ bằng cách chỉ định một người cố vấn sẽ phục vụ như là nguồn lực của họ trong ít nhất sáu tháng. Những lợi ích khác: Người cố vấn thường coi trọng địa vị (lôi kéo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đồng nghiệp của họ) và thường báo cáo những lời chỉ trích mang tính xây dựng cho ông chủ (bạn).

Những ảnh hưởng của truyền thông tổ chức kém là gì?

Có lẽ bạn đã nhận ra rằng giao tiếp hiệu quả cần có thời gian. Sẽ mất thời gian mà bạn thích tận hưởng một giờ ăn trưa yên tĩnh hơn là làm trọng tài cho một cuộc tranh luận giữa hai nhóm làm việc. Sẽ mất thời gian khi bạn muốn về nhà vào cuối ngày thay vì nán lại trên hành lang để khuyến khích một nhân viên gắn cờ. Và nó cần có thời gian khiến bạn trì hoãn việc rút phích cắm trong ngày và đi ngủ hơn là trả lời một email đêm muộn khác.

Giao tiếp hiệu quả cần có thời gian và công sức, và trong khi nơi làm việc của bạn có thể không được bầu chọn là một trong những nơi tốt nhất để làm việc bởi một tạp chí đáng chú ý, thì nó vẫn không phải chịu một số hậu quả tiêu cực có hại nhất của giao tiếp kém, bao gồm:

• Năng suất giảm. Những nhân viên cảm thấy thích thú, không có động lực hoặc bất mãn có thể dành thời gian làm việc để tuyên dương với các đồng nghiệp của họ; những người khác sẽ tìm thấy các hoạt động không làm việc để chiếm sự chú ý của họ trong thời gian làm việc.
• Hạn chót bỏ lỡ. Những nhân viên không biết cách hoàn thành một nhiệm vụ gần như chắc chắn sẽ phải vật lộn với nó. * Sự vắng mặt thường xuyên hơn. Những nhân viên vật lộn với một trong những cảm xúc đó thường gặp khó khăn trong công việc. Họ bị bệnh, không sao - cảm thấy lạc lõng.
• Doanh thu cao. Mọi người đều biết rằng những nhân viên bị tước quyền, những người cảm thấy như thể họ không có tiếng nói tại nơi làm việc quyết định phá vỡ dây thanh âm bằng cách bỏ việc.
• Một số lượng lớn hơn của chấn thương nơi làm việc. Nó theo sau rằng các nhân viên bị thông tin sai hoặc không hiểu biết về thực hành đúng sẽ gây ra nhiều sai lầm hơn và có nhiều tai nạn hơn trong công việc.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém. Một điều chắc chắn khác: Hầu hết mọi thứ về một doanh nghiệp nhỏ đều xuất hiện đầy đủ, bắt đầu từ chủ sở hữu, chuyển đến nhân viên và kết thúc với khách hàng. Dịch vụ tốt là kết quả vui hoặc là tai nạn đáng buồn của truyền thông tổ chức.

Trong bối cảnh đó, sự đổi mới không có cơ hội - và có lẽ, cả doanh nghiệp mà bạn đã đầu tư rất nhiều hy vọng. Tuy nhiên, với sự tận tâm và thực hành, mọi chủ doanh nghiệp nhỏ có thể học cách trở thành một người giao tiếp nơi làm việc hiệu quả. Xét cho cùng, chủ doanh nghiệp nhỏ không chỉ là những người nói nhiều; là một nhóm, họ cũng được phân biệt là những người có thể làm quá mức.