Ví dụ về những hạn chế về thời gian trong lập kế hoạch dự án

Các nhà quản lý dự án đối phó với nhiều ràng buộc - thời gian là một trong những điều quan trọng nhất. Bám sát lịch trình không chỉ là vấn đề đảm bảo mọi thứ được hoàn thành trước ngày chấm dứt hợp đồng. Nó cũng yêu cầu đạt được các mốc quan trọng tại các thời điểm nhất định, đảm bảo rằng các nhiệm vụ riêng lẻ trên con đường quan trọng không bị trì hoãn và thấy rằng lao động cần thiết và các yêu cầu tài nguyên khác có sẵn khi cần thiết.

Thời gian bắt đầu và sự chậm trễ

Hạn chế về thời gian có thể bắt đầu sớm nhất là ngày bắt đầu dự án hoặc nhiệm vụ. Trong khi mục tiêu của quản lý dự án là bắt đầu một nhiệm vụ khi sẵn sàng và hoàn thành nó càng sớm càng tốt, người quản lý dự án có thể có các yếu tố giới hạn khi nhóm có thể tiến hành. Đó có thể là một cái gì đó đơn giản như ngày bắt đầu được chỉ định trong hợp đồng hoặc các vấn đề cụ thể như nguồn lực sẵn có. Sự chậm trễ mà người quản lý dự án không kiểm soát có thể làm phức tạp hóa hoạt động trơn tru của dự án. Ví dụ, nếu kiểm toán viên bên ngoài phải ký tắt vào một khía cạnh của quy trình trước khi nhóm tiến hành nhiệm vụ tiếp theo, thì lịch trình của kiểm toán viên thực sự đóng vai trò hạn chế thời gian cho người quản lý dự án theo cả hai hướng. Dự án cần phải sẵn sàng để anh ta đánh giá khi anh ta đến, và nó không thể đi xa hơn cho đến khi kiểm toán viên chấp thuận.

Ngày cuối

Hầu hết các dự án đều có thời hạn, cho dù chúng là những yêu cầu chính thức từ khách hàng hay những kỳ vọng không chính thức. Điều này ngăn không cho các dự án mòn mỏi xung quanh vĩnh viễn, sử dụng hết tài nguyên sau khi mục đích ban đầu của dự án bị lãng quên. Đạt đến thời hạn đó là hạn chế về thời gian mà các nhà quản lý dự án có xu hướng tập trung vào, bởi vì đó là điều chắc chắn nhất. Nếu một dự án không hoàn thành đúng tiến độ, nó có thể ảnh hưởng đến doanh thu kiếm được cho nhiệm vụ và gây tổn hại đến uy tín của cả người quản lý dự án và công ty sử dụng cô ấy.

Nhiệm vụ cá nhân

Trong dự án, mỗi nhiệm vụ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến. Nếu người quản lý dự án sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng, cô ấy sẽ phân tích các phụ thuộc lập lịch để xác định ngày kết thúc sớm nhất có thể và các nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mốc thời gian đó. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các nhiệm vụ này làm trì hoãn dự án, điều này thực sự có thể là một hạn chế đáng kể về thời gian. Nếu một nhiệm vụ không thể được thực hiện khi được lên lịch - nếu lập trình viên gặp sự cố xe hơi trên đường đi làm vào ngày anh ta phải hoàn thành một bản vá phần mềm quan trọng, chẳng hạn - người quản lý dự án của bạn sẽ phải tìm một thay thế nhanh chóng hoặc đẩy các nhiệm vụ khác trở lại để bù đắp.

Ba ràng buộc

Các ràng buộc trong lịch trình ảnh hưởng đến hai yếu tố khác trong quản lý dự án, bộ ba ràng buộc của bộ ba - chi phí và chất lượng. Một sự chậm trễ tiến độ có thể làm tăng chi phí dự án, ví dụ, nếu nó đòi hỏi nhiều nguồn lực được phân bổ để đưa dự án trở lại đúng hướng. Nó cũng có thể chỉ ra một vấn đề cấp bách với chất lượng và phạm vi. Người quản lý dự án có thể thấy cần phải cân bằng các kiểm soát chất lượng với nhu cầu đáp ứng thời hạn hoặc thấy rằng sự chậm trễ lên lịch là kết quả của creep phạm vi đã mở rộng các yêu cầu của dự án nhưng không phải là tài nguyên của nó.