Cách tập trung vật tư văn phòng

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ phát hiện việc lưu trữ vật tư văn phòng của họ ở các khu vực khác nhau dẫn đến mất thời gian và tiền bạc. Nguồn cung có thể nhanh chóng trở nên vô tổ chức hoặc bị mất, dẫn đến các vấn đề theo dõi hàng tồn kho. Một khu vực cung cấp văn phòng tập trung được quản lý đơn giản hóa quá trình lưu trữ, định vị, giải ngân, theo dõi và kho lại vật tư. Nó cũng giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp vật tư của nhân viên thường xảy ra khi mọi người trong văn phòng có quyền truy cập mở vào vật tư văn phòng.

1.

Hãy kiểm kê vật tư của bạn. Đếm tất cả các vật tư, chia chúng thành các danh mục, chẳng hạn như Vật tư để bàn Bàn máy tính hoặc Máy in cung cấp Máy in và tạo một bảng tính phác thảo số lượng vật tư theo loại.

2.

Chọn một vị trí để đặt các vật tư, chẳng hạn như một căn phòng trống hoặc tủ cung cấp bị khóa trong một khu vực mở của văn phòng.

3.

Chuẩn bị khu vực tập trung cho các nguồn cung cấp. Nếu bạn chọn một căn phòng trống, hãy lắp đặt tủ lưu trữ, tủ sách và kệ kiểu cửa và ngăn kéo. Nếu bạn chọn một khu vực mở, hãy lắp đặt tủ kiểu khóa cửa đủ lớn để chứa tất cả các vật tư.

4.

Chuyển vật tư đến khu vực theo cách tổ chức chúng theo loại và tối ưu hóa không gian. Ví dụ: đặt các vật dụng để bàn lỏng lẻo như bút, bút đánh dấu, kẹp giấy, ghim và băng dính trong suốt, có nhãn trong ngăn kéo hoặc trên kệ trung tâm thay vì hộp các tông để nhận dạng nhanh hơn. Đặt hộp lớn hoặc nặng trên kệ thấp hơn hoặc sàn nhà để truy cập tốt hơn.

5.

Khóa khu vực lưu trữ khi bạn chuyển xong vật tư.

6.

Tạo một chính sách phác thảo cách nhân viên nên yêu cầu vật tư. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu nhân viên gửi email cho bạn yêu cầu của họ.

7.

Gửi email chính sách yêu cầu vật tư mới cho nhân viên của bạn và gửi nó trong các khu vực chung.

số 8.

Lên lịch một cuộc họp với nhân viên của bạn để đi qua chính sách mới. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên quản lý, hãy gặp gỡ các nhà quản lý để thảo luận về chính sách và sau đó nhờ họ gặp gỡ các nhân viên còn lại để thảo luận về chính sách và giải quyết bất kỳ câu hỏi nào.

Những điều cần thiết

• Tủ
• Tủ sách
• Kệ
• Thùng nhựa trong
• Nhãn

Lời khuyên

• Thực hiện kiểm tra hàng tồn kho cung cấp định kỳ để khớp số lượng vật tư trong kho với kho trong hồ sơ để xác nhận rằng nhân viên không ăn cắp vật tư.
• Nếu bạn có đủ nhân viên trong doanh nghiệp của mình để phân công hai người trong số họ quản lý khu vực cung cấp, hãy chỉ định họ thực hiện tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc tạo và quản lý khu vực cung cấp tập trung.
• Nếu bạn có đồ dùng văn phòng cũ mà bạn đã không sử dụng trong một năm hoặc lâu hơn, hãy tặng chúng cho một trường học hoặc tổ chức từ thiện để chúng không chiếm dung lượng lưu trữ.