Cách viết thư kinh doanh yêu cầu báo cáo tài chính

Để nâng cao cơ hội thành công của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, tìm hiểu thêm về các công ty liên quan hoặc ngành công nghiệp nói chung thường hữu ích. Hầu hết các công ty tạo ra các báo cáo hàng năm để tóm tắt các hoạt động của họ, trình bày thông tin tài chính và cung cấp các dự báo cho năm tới. Để có được một bản sao, trước tiên hãy kiểm tra trang web của công ty để xem báo cáo có được đăng ở đó không. Nếu không, hãy viết một lá thư kinh doanh ngắn, chuyên nghiệp để lịch sự yêu cầu một bản sao của báo cáo được gửi cho bạn.

1.

Nhập tên của bạn ở giữa của đầu trang. Trực tiếp bên dưới tên trung tâm của bạn, nhập địa chỉ đường phố của bạn. Nhập thành phố, tiểu bang và mã zip của bạn trực tiếp dưới hai dòng này.

2.

Không gian xuống bốn dòng và gõ ngày, tuôn ra với lề trái. Không gian xuống hai dòng nữa và nhập tên và tiêu đề, tên công ty và địa chỉ gửi thư của người nhận của bạn, giữ cho tất cả các dòng bên trái. Sau đó cuộn xuống hai dòng nữa và thêm lời chào của bạn. Ví dụ: viết:

Ông John Smith, Chủ tịch Công ty ABC 123 Main Street City, Bang 12345

Thưa ông Smith:

3.

Xác định chính mình trong đoạn đầu tiên. Mô tả ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn và vai trò của bạn trong đó. Sau đó, nêu mục đích của bạn để viết: để yêu cầu báo cáo tài chính gần đây nhất của công ty. Xác định lý do tại sao bạn muốn báo cáo và cụ thể về cách bạn dự định sử dụng thông tin. Người nhận thư của bạn có nhiều khả năng phản hồi nếu bạn đang cố gắng tìm hiểu thêm về công ty của anh ấy với tư cách là đại diện chủ chốt trong ngành hoặc là khách hàng hoặc đầu tư trong tương lai so với khi bạn cạnh tranh trực tiếp. Giải thích rằng bạn muốn tìm hiểu thêm về kết quả của các quy trình mới mà công ty đã giới thiệu năm ngoái, hoặc cách doanh nghiệp của bạn có thể học hỏi từ các chiến lược đầu tư dài hạn của công ty anh ấy.

4.

Viết một đoạn kết thúc ngắn có chứa thông tin liên lạc của bạn. Chỉ định chính xác nơi bạn muốn báo cáo được gửi. Nếu bạn cần báo cáo theo thời gian cụ thể, hãy nêu rõ ràng, nhưng phải lịch sự và thực tế. Cho biết liệu bạn cần một bản báo cáo đầy đủ màu, bản cứng hay liệu một phiên bản điện tử có được chấp nhận hay không. Bao gồm số điện thoại hoặc địa chỉ email nơi đại diện của công ty có thể liên hệ với bạn nếu anh ta cần thêm thông tin để đáp ứng yêu cầu của bạn.

5.

Đóng bằng cách cảm ơn người nhận đã dành thời gian và xem xét yêu cầu của bạn. Sử dụng kết thúc kinh doanh tiêu chuẩn, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng", theo sau là tên đầy đủ đã ký và nhập của bạn. Đọc kỹ thư của bạn trước khi gửi.