Làm thế nào để viết một email theo dõi cho một cuộc họp kinh doanh tuyệt vời

Các cuộc họp là một công cụ kinh doanh quan trọng trong kho vũ khí của bất kỳ doanh nhân nào. Các cuộc họp là nơi đào tạo nhân viên được thực hiện, khách hàng tiềm năng được biến thành khách hàng trung thành và các nhà đầu tư được đưa lên tàu. Các cuộc họp kinh doanh tuyệt vời xứng đáng email theo dõi tuyệt vời. Những email này có thể được sử dụng để củng cố các điểm được thực hiện trong cuộc họp, cung cấp thông tin có thể đã bị bỏ qua và đưa các hành động tiếp theo vào chuyển động.

1.

Địa chỉ email cho đúng người. Kiểm tra kỹ địa chỉ email và đánh vần tên liên hệ của bạn. Nếu email cần phải chính thức, hãy bao gồm tiêu đề ưa thích của người nhận. Dành thời gian để đích thân giải quyết từng người bạn đang gửi email mang lại ấn tượng tốt, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng mang lại doanh nghiệp hoặc nhà đầu tư mới.

2.

Viết một dòng chủ đề dễ nhận biết liên quan trực tiếp đến cuộc họp. Các dòng chủ đề chung, chẳng hạn như "cuộc họp" hoặc "cuộc nói chuyện của chúng tôi ngày hôm qua", có nguy cơ bị xóa hoặc bị lạc trong sự lộn xộn của một hộp thư bận rộn.

3.

Viết một bài giới thiệu ngắn gọn nhắc nhở người nhận về lý do của cuộc họp và cảm ơn họ vì đã dành thời gian tham gia.

4.

Xác định mục đích của email theo dõi. Nội dung email tiếp theo sẽ khác nhau tùy thuộc vào lý do của cuộc họp. Gửi một bản tóm tắt các điểm bán hàng hấp dẫn nhất của bạn cho một khách hàng tiềm năng. Bao gồm một danh sách các điểm đào tạo hoặc mục tiêu bán hàng hoặc dịch vụ cụ thể cho nhân viên. Bao gồm các bảng dữ liệu, một bản sao của kế hoạch kinh doanh của bạn hoặc biểu đồ tiềm năng bán hàng cho các nhà đầu tư.

5.

Bao gồm bất kỳ hành động cụ thể cần phải được thực hiện. Đề cập đến bất kỳ ngày và thời gian cho các cuộc họp trong tương lai. Đưa ra một phác thảo về các bước cụ thể sẽ được thực hiện tiếp theo nếu bạn đang ở giữa một quá trình bán hàng hoặc đào tạo.

6.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn. Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả chương trình email của bạn để bắt lỗi rõ ràng. Đọc qua từ từ và tìm kiếm bất cứ điều gì bị trượt bởi kiểm tra chính tả. Sửa chữa khi cần thiết.

7.

Bao gồm thông tin liên lạc của bạn và đính kèm bất kỳ tài liệu tiếp theo nào được đề cập trong cuộc họp.

số 8.

Gửi email trong một khoảng thời gian hợp lý sau một cuộc họp. Nếu bạn hứa sẽ gửi các tài liệu quan trọng ngay sau cuộc họp, hãy làm theo trước khi kết thúc ngày. Cố gắng gửi email theo dõi trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.

Lời khuyên

• Theo dõi email ngắn gọn và có liên quan. Bạn không cần phải viết một cuốn tiểu thuyết để theo dõi.
• Theo dõi với theo dõi. Trả lời kịp thời nếu một người tham gia cuộc họp yêu cầu thêm thông tin hoặc làm rõ.