Tem tài liệu là gì?

Mọi người sử dụng tem tài liệu để đánh dấu tài liệu nhanh chóng với thông tin liên quan đến việc tạo, phân phối hoặc lưu trữ của họ. Thông tin được đóng dấu hoặc nhúng vào, một tài liệu có thể chuyển tiếp thời gian và ngày bạn tạo hoặc nhận nó. Ngoài ra, tem tài liệu có thể xác thực tài liệu bằng chữ ký cá nhân hoặc doanh nghiệp, biểu tượng hoặc logo của bạn, giúp theo dõi tài liệu hoặc ghi chú trạng thái của tài liệu. Phương pháp bạn nên sử dụng để đóng dấu tài liệu tùy thuộc vào loại tài liệu, nội dung của tài liệu đó và tùy chọn dán tem của bạn.

Tem không dùng điện

Tem không dùng điện có phạm vi thiết kế rộng rãi và bao gồm tem chết kim loại dập nổi một tài liệu, hoặc một con dấu lá trên tài liệu, như tem công chứng, tem chết kim loại được sử dụng bằng sáp, và cao su, acrylic và bọt được sử dụng bằng mực . Người bán tem cung cấp tem cầm tay không dùng điện có hình ảnh hoặc cụm từ như "Hóa đơn", "Trả tiền", "Bản gốc", "Sao chép", "Bản nháp", "Để đánh giá của bạn", "Đã hoàn thành", "Bảo mật" hoặc "Sự ưu tiên." Nhiều người bán cũng cung cấp các tùy chọn tem tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu dán tem tài liệu của bạn.

Tem máy

Nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng máy dập văn phòng có dây hoặc chạy bằng pin để in tài liệu của họ, vì máy dập giúp giảm thời gian xử lý tài liệu, đặc biệt là các dự án liên quan đến nhiều dự án. Một số máy dập có các tấm có thể hoán đổi cho nhau để chuyển đổi giữa các tùy chọn dập, chẳng hạn như tem thời gian và tem thông báo. Các máy khác có các hệ thống cho phép bạn lập trình thông tin tem khác nhau, chẳng hạn như các định dạng và thông báo phông chữ khác nhau.

Tem hình ảnh điện tử

Một loạt các phần mềm, bao gồm xử lý văn bản, thiết kế đồ họa và chương trình đọc PDF, cho phép bạn "đóng dấu" tài liệu trong khi nó vẫn ở định dạng điện tử. Một tính năng là chèn hình ảnh. Một hình ảnh được đóng dấu điện tử là một hình ảnh trông giống như dấu ấn được tạo ra khi bạn sử dụng các công cụ dập điện và điện cầm tay. Thông thường, bạn sử dụng tính năng chèn của chương trình để chụp ảnh bạn có trên máy tính và chèn nó vào tài liệu.

Tem dựa trên bảo mật

Một tem tài liệu khác là tem dựa trên bảo mật. Loại tem này thường là chữ ký điện tử dưới dạng hình ảnh chữ ký, tên viết tắt, logo hoặc số bảo mật hoặc bản ghi, được liên kết với chữ ký điện tử. Chữ ký số là một dạng nhận dạng kỹ thuật số được mã hóa, thường là khóa và chứng chỉ xác thực kỹ thuật số, được đính kèm với một tài liệu để xác nhận với ai đó truy cập rằng chữ ký đó không phải là giả mạo.