Các chức năng của một chương trình quản lý tập tin

Giữ dữ liệu máy tính được tổ chức là rất quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường có nhiều tài liệu được sắp xếp vào các thư mục theo khách hàng, ngày tháng hoặc các tiêu chí khác để có thể tìm thấy chúng nhanh chóng. Chương trình quản lý tệp là một công cụ để tổ chức các tệp vào các thư mục trên máy tính của bạn, cũng như định vị, di chuyển, mở và sao chép các tệp hiện có. Windows Explorer là một ví dụ về loại tiện ích này và có các chương trình tương đương cho Apple macOS, các bản phân phối khác nhau của Linux và hệ điều hành điện thoại thông minh iOS và Android. Ngày nay, bạn cũng có thể sử dụng công cụ quản lý tệp dựa trên đám mây để tổ chức và lưu trữ dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình từ xa.

Mục đích của Windows Explorer

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Windows, có thể chỉnh sửa các tệp trong các chương trình như Microsoft Word hoặc Excel, lưu chúng và mở lại chúng bằng phần mềm cụ thể đó.

Thông thường, bạn sẽ muốn duyệt qua ổ cứng hoặc bộ nhớ ngoài như thẻ nhớ USB cho các tệp cụ thể. Bạn cũng có thể muốn sắp xếp lại các tệp của mình thành các cấu trúc phân cấp mới của các thư mục để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. Ví dụ: nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tổ chức các tệp ban đầu theo máy khách và sau đó tạo một lớp thư mục thứ hai sắp xếp chúng theo năm hoặc tháng khi các thư mục bắt đầu chật cứng các tệp.

Sử dụng Windows Explorer

Windows Explorer, một chương trình tiện ích tệp có trong Microsoft Windows, được gọi là File Explorer kể từ Windows 10, cho phép bạn duyệt qua cấu trúc phân cấp của tệp, tạo thư mục mới và kéo tệp từ thư mục này sang thư mục khác. Bạn cũng có thể đổi tên các tệp, bấm đúp vào chúng để mở chúng trong ứng dụng được liên kết hoặc xóa chúng khỏi ổ đĩa của bạn. Không nên nhầm lẫn với Internet Explorer, một dòng công cụ trình duyệt web của Microsoft.

Mở công cụ Explorer bằng cách nhấp vào Menu Bắt đầu và duyệt tìm nó theo tên hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục trên thanh tác vụ Windows.

Sử dụng hệ điều hành khác

Nếu bạn không chạy Windows trong văn phòng của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ tương đương để quản lý các tệp trên máy tính của mình.

Trên máy tính Mac, hãy sử dụng công cụ Finder tích hợp của Mac. Nhấp vào biểu tượng Finder trên dock hệ thống và điều hướng qua các tệp và thư mục trên máy Mac của bạn.

Nếu bạn đang chạy Ubuntu Linux, trình quản lý tệp mặc định được gọi là Nautilus . Trên điện thoại Android, thường có trình quản lý tệp được cài đặt khi bạn mua điện thoại và bạn có thể cài đặt trình quản lý tệp bổ sung thông qua cửa hàng Google Play. Apple iPhone xuất xưởng với trình quản lý tệp có tên Files và bạn có thể cài đặt các trình quản lý bổ sung thông qua App Store.

Khi bạn cài đặt trình quản lý tệp của bên thứ ba trên máy tính hoặc điện thoại của mình, hãy đảm bảo rằng đó là từ nguồn bạn tin tưởng, vì nó sẽ có quyền đọc, ghi và sắp xếp lại các tệp của bạn.

Công cụ quản lý tệp dựa trên đám mây

Các công cụ dựa trên đám mây để lưu trữ và quản lý tệp đang trở nên phổ biến cho sử dụng cá nhân và kinh doanh. Nhiều trong số các công cụ này có thể tự động đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị của bạn và tạo một hệ thống phân cấp các thư mục và tệp trên một máy chủ từ xa mà bạn thậm chí có thể truy cập từ trình duyệt web.

Một số công cụ phổ biến trong danh mục này bao gồm Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive và Apple iCloud . Nhiều dịch vụ đám mây cung cấp cho bạn một lượng lưu trữ miễn phí hạn chế và bạn có thể trả tiền cho không gian lưu trữ bổ sung khi cần. Một số hệ thống cho người dùng nâng cao cho phép bạn lưu trữ dữ liệu bằng các hệ thống đám mây khác, như Dịch vụ lưu trữ đơn giản của Amazon. Mua sắm xung quanh cho một dịch vụ đáp ứng nhu cầu của bạn với giá tốt.

Bạn thường có thể thao tác trực tiếp các tệp và thư mục thông qua giao diện ứng dụng web hoặc điện thoại thông minh của hệ thống đám mây hoặc cho phép nó đồng bộ hóa các cấu trúc tệp và thư mục đã tồn tại trên thiết bị của bạn.

Nhiều nhà cung cấp đám mây cũng cung cấp các tài khoản doanh nghiệp có thể hữu ích cho phép nhiều nhân viên hoặc người trong một tổ chức chia sẻ tệp và thiết lập quyền bảo mật phù hợp.