Làm thế nào để thiết lập một yếu tố cứu trợ nhân sự

Các doanh nghiệp nhỏ ít có khả năng hấp thụ sự vắng mặt không lường trước được - ví dụ như nghỉ ốm hoặc cấp cứu gia đình - so với một tổ chức lớn hơn, đơn giản là vì số lượng nhân viên giảm có sẵn để cung cấp bảo hiểm. Trong một ngành công nghiệp mà mức độ bao phủ đủ là quan trọng hoặc thậm chí bắt buộc theo luật, ban quản lý nên xem xét việc thiết lập một yếu tố cứu trợ nhân sự. Công cụ này xem xét các yêu cầu và tính sẵn có của nhân viên điển hình trong suốt cả năm và sử dụng thông tin để phát triển yếu tố cứu trợ: nói cách khác, số lượng nhân viên bổ sung cần thiết để đảm bảo hợp lý bảo hiểm không bị gián đoạn.

1.

Xác định các hoạt động và chức năng quan trọng của doanh nghiệp và quyết định xem có nên phát triển yếu tố cứu trợ nhân sự cho toàn bộ tổ chức, theo vị trí cá nhân hoặc theo chức năng hoặc bộ phận.

2.

Thu thập dữ liệu về sự vắng mặt của nhân viên. Xem lại giai đoạn 12 tháng trước, năm dương lịch hoặc năm tài chính và xác định thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm và bất kỳ sự vắng mặt nào khác trong nhiệm vụ như thời gian đào tạo, làm bồi thẩm hoặc làm nhiệm vụ nhẹ do thương tích bồi thường của công nhân .

3.

Xác định tổng số ngày làm việc có sẵn mỗi năm bằng cách khấu trừ các ngày lễ và bất kỳ ngày không làm việc nào khác trong tổng số ngày có thể. Ví dụ: nếu các vị trí phải được lấp đầy từ thứ Hai đến thứ Sáu và công ty đóng cửa vào 10 ngày nghỉ một năm, thì phép tính sẽ là: 5 (ngày) lần 52 (tuần) bằng 260, trừ 10 (ngày lễ) bằng 250 công việc có sẵn ngày Tính tổng số giờ các vị trí phải được điền hàng năm bằng cách nhân số ngày làm việc có sẵn với số giờ cần thiết mỗi ngày. Nếu nhân viên được yêu cầu phải có sẵn cho một ca làm việc tám giờ, phép tính sẽ là: 250 lần 8 bằng 2.000 giờ mỗi năm.

4.

Thêm số ngày nghỉ, ngày ốm và những lần vắng mặt khác, và khấu trừ số tiền này vào tổng số ngày làm việc có sẵn. Ví dụ: nếu một người đương nhiệm được nghỉ tổng cộng ba tuần, mất ba ngày nghỉ ốm và làm bồi thẩm trong hai ngày, số ngày thực sự làm việc sẽ là 230: 250 trừ đi (15 cộng 3 cộng 2) 230.

5.

Chia tổng số ngày làm việc có sẵn cho số ngày thực sự làm việc trong năm trước, ví dụ: 250 (ngày làm việc khả dụng) chia cho 230 (ngày thực sự làm việc) bằng 1, 087 (hệ số cứu trợ nhân sự).

6.

Tính hệ số cứu trợ nhân viên theo giờ thay vì ngày nếu bạn thích. Chia số giờ cần thiết để lấp đầy các vị trí mỗi năm cho số giờ mà những người đương nhiệm thực sự làm việc, ví dụ: 2.000 (tổng số giờ cần thiết) chia cho 1.848 (số giờ thực sự làm việc) = 1.082 (hệ số cứu trợ nhân viên). Sự khác biệt nhỏ về yếu tố nhân sự khi sử dụng giờ so với ngày phản ánh những khác biệt nhỏ, chẳng hạn như người đương nhiệm trở lại trong vài giờ sau mỗi nhiệm vụ của bồi thẩm đoàn và về nhà vào một trong những ngày sau khi làm việc vài giờ. Mặc dù tốn nhiều thời gian hơn để tính toán, phương pháp này chính xác hơn một chút so với việc chỉ nhìn vào những ngày làm việc.

7.

Xác định số lượng nhân viên toàn thời gian hoặc tính số giờ bán thời gian bổ sung có thể được yêu cầu để nhân viên đầy đủ các hoạt động bằng cách áp dụng hệ số nhân viên. Ví dụ, nếu hệ số cứu trợ nhân sự là 1.087, công ty yêu cầu 1.087 nhân viên toàn thời gian để nhân viên vị trí. Nhân số giờ mỗi tuần với hệ số cứu trợ - 40 với 1.087 bằng 43, 48 nói rằng vị trí này yêu cầu ai đó phải làm thêm 3, 48 giờ mỗi tuần để được bố trí đầy đủ. Ví dụ, nếu công ty có 12 nhân viên, số giờ cần thêm mỗi tuần sẽ là 41, 76: 12 (nhân viên) lần 3, 48 (giờ) bằng 41, 76 (tổng số giờ cần thêm mỗi tuần), cho thấy rằng một nhân viên tương đương toàn thời gian bổ sung nên được thuê

tiền boa

• Đừng quên bao gồm thời gian tuyển dụng để lấp chỗ trống khi bạn xem xét sự vắng mặt trong suốt một năm.